Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Website und der Plattform Billvox verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen wir sie weitergeben und wie lange wir sie speichern.
Billvox ist eine Plattform für Unternehmen zum Erstellen, Prüfen, Versenden, Empfangen und Archivieren elektronischer Rechnungen. Dabei gibt es zwei Rollen:
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
[BITTE ERGÄNZEN: Firma mit Rechtsform]
[BITTE ERGÄNZEN: Straße und Hausnummer]
[BITTE ERGÄNZEN: PLZ und Ort]
Vertreten durch: [BITTE ERGÄNZEN: vertretungsberechtigte Person(en)]
Telefon: [BITTE ERGÄNZEN: Telefonnummer]
E-Mail: info@billvox.de
Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.
Website und Anwendung laufen auf Servern unseres Hosting-Anbieters [BITTE ERGÄNZEN: Hosting-Anbieter Web-/Datenbankserver mit Sitz und Serverstandort]. Dort liegt auch die Datenbank mit Ihren Kontodaten.
Bei jedem Aufruf protokolliert unser Webserver (Microsoft IIS) automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse (URL), HTTP-Statuscode und die Browserkennung (User-Agent). Unsere Anwendung schreibt außerdem Protokolle für die Fehlersuche; diese können im Einzelfall Ihre Nutzer-ID oder E-Mail-Adresse enthalten.
Für die Nutzung von Billvox legen Sie ein Kundenkonto an. Dabei und bei der späteren Nutzung verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer BCrypt-Hash, nie im Klartext), Firmenname, Anschrift, Steuernummer und USt-IdNr., Bankverbindung, Firmenlogo, Ansprechpartner und Telefonnummer, Ihren Tarif sowie Ihre Einstellungen.
Bei der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie sich als Unternehmer (§ 14 BGB) für Ihre gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit registrieren, und Sie stimmen unseren AGB zu. Beides speichern wir zusammen mit dem Zeitpunkt.
Wir protokollieren sicherheitsrelevante Vorgänge in Ihrem Konto, zum Beispiel Anmeldungen, Exporte und Zugriffe von Steuerberatern, jeweils mit Zeitpunkt und IP-Adresse.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen gewählten Funktionen); bei Webhook-Inhalten handeln wir als Ihr Auftragsverarbeiter.
Um Angriffe und Überlastung zu verhindern (z. B. massenhafte Anmeldeversuche), begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse. Dafür wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten und nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Plattform und der Kundenkonten vor Missbrauch.
Kostenpflichtige Tarife rechnen wir über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, ab.
Für den Versand und Empfang von E-Mails nutzen wir ein SMTP-/IMAP-Postfach bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Darüber laufen:
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Beim Belegversand und -empfang handeln wir als Ihr Auftragsverarbeiter. STRATO ist unser Auftragsverarbeiter. Eingegangene E-Mails werden nach der Verarbeitung im Postfach in einen Ablageordner verschoben und nach [BITTE ERGÄNZEN: Frist für die Löschung verarbeiteter E-Mails im Postfach] gelöscht; die daraus übernommenen Belege speichern wir wie in Abschnitt 10 und 19 beschrieben.
Belegdateien (z. B. XML-Dateien, PDFs, Fotos, Logos) speichern wir im Object Storage der Contabo GmbH, Aschauer Straße 32a, 81549 München (Region: [BITTE ERGÄNZEN: Standort/Region, z. B. Deutschland]). Datenbank und Anwendung liegen bei unserem Hosting-Anbieter (siehe Abschnitt 3). Beide sind unsere Auftragsverarbeiter. Für die Inhalte der Belege handeln wir als Auftragsverarbeiter unserer Kunden. Belege werden im Free-Tarif ebenfalls gespeichert; dort sind Eingangsbelege 30 Tage lang abrufbar.
Nur wenn Sie Peppol nutzen: Rechnungen werden über einen Peppol-Access-Point ([BITTE ERGÄNZEN: Betreiber des Access Points]) an den Access Point Ihres Empfängers übermittelt bzw. von dort empfangen. Übermittelt werden der Rechnungsinhalt und die Peppol-Kennungen von Absender und Empfänger. Je nach Empfänger kann dessen Access Point auch außerhalb der EU liegen. Die Übermittlung erfolgt auf Ihre Weisung; wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter.
Im Rahmen des Vertrags schicken wir Ihnen Service-E-Mails, zum Beispiel eine Willkommensmail, einen Hinweis vor dem Ende der Testphase und einen Hinweis, bevor im Free-Tarif die Abrufbarkeit von Belegen endet. Diese E-Mails dienen Ihrer Information und enthalten einen Abmeldelink. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit sie über das Notwendige hinausgehen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Sie über den Stand Ihres Kontos zu informieren, damit Sie keine Fristen verpassen.
Werbliche E-Mails (z. B. Neuigkeiten oder Angebote, wenn Sie Billvox länger nicht genutzt haben) senden wir nur, wenn Sie bei der Registrierung freiwillig eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung speichern wir als Nachweis. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an info@billvox.de.
Wenn Sie sich über einen Empfehlungslink registrieren, halten wir den Empfehlungscode nur während der Registrierung im Sitzungsspeicher Ihres Browsers und ordnen ihn danach Ihrem neuen Konto zu. Bucht das neue Konto einen kostenpflichtigen Tarif, erhalten Werber und Geworbener jeweils einen Bonusmonat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Gewährung des Bonus) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die korrekte Zuordnung von Empfehlungen. Die Zuordnung speichern wir bis zur Löschung eines der beteiligten Konten.
Sie können Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin Zugriff auf Ihre Belege geben. Dafür speichern wir Name und E-Mail-Adresse der Beraterin bzw. des Beraters; deren Zugriffe werden im Sicherheitsprotokoll erfasst (Abschnitt 5). Die Einrichtung erfolgt auf Ihre Veranlassung; wir handeln insoweit als Ihr Auftragsverarbeiter. Der Zugang bleibt bestehen, bis Sie ihn widerrufen oder Ihr Konto löschen.
In der Auftragsverwaltung können Sie Baustellenadressen, Fotos und die Unterschrift Ihres Kunden erfassen. Diese Daten verarbeiten wir als Ihr Auftragsverarbeiter nach dem AVV.
Unseren E-Rechnungs-Prüfer können Sie ohne Konto nutzen, auf unserer Website und eingebettet auf anderen Websites (/embed/validator.html). Hochgeladene Dateien verarbeiten wir nur im Arbeitsspeicher für die Dauer der Prüfung. Wir speichern sie nicht und geben sie nicht weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, Ihnen den angefragten Prüfdienst bereitzustellen. Bitte laden Sie Rechnungen Dritter nur hoch, wenn Sie dazu berechtigt sind. Bei der eingebetteten Version gelten für die einbettende Website deren eigene Datenschutzhinweise.
Der Datanorm-Viewer läuft vollständig in Ihrem Browser. Die Datei wird nicht an uns übertragen.
Wenn Sie uns in der Anwendung Feedback schicken, übermitteln wir Ihre Nachricht zusammen mit E-Mail-Adresse und Firmenname Ihres Kontos per E-Mail an unser Support-Postfach (support@billvox.de). Dasselbe gilt für Anfragen, die Sie direkt an support@billvox.de schicken: Wir verarbeiten Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten, um Ihr Anliegen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung Ihres Anliegens und die Verbesserung von Billvox. Wir löschen die Nachricht, wenn sie erledigt ist, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
Billvox verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies und bindet keine Inhalte Dritter ein. Schriften werden von unserem eigenen Server geladen. Wir speichern nur, was für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.
Die Einträge im localStorage bleiben bestehen, bis Sie sie in Ihrem Browser löschen oder sie wie beschrieben beim Abmelden entfernt werden. Einträge im sessionStorage werden beim Schließen des Browserfensters gelöscht.
Die App greift auf dieselben Daten zu wie die Web-App und überträgt sie verschlüsselt (TLS) an unseren Server. Sie enthält keine Analyse-, Werbe- oder Absturzdienste Dritter.
Soweit in den einzelnen Abschnitten nichts anderes steht, speichern wir Daten, solange Ihr Konto besteht. Wenn Sie Ihr Konto löschen, geschieht Folgendes:
Vor der Löschung können Sie Ihre Daten in den Einstellungen unter „Datenexport“ herunterladen. Auf Anfrage per E-Mail an support@billvox.de erhalten Sie außerdem alle Belegdateien als ZIP-Datei.
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur wie in Abschnitt 8 (Stripe) und Abschnitt 11 (Peppol) beschrieben statt. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Behörden).
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Die automatische Prüfung von Rechnungen zeigt Ihnen lediglich Hinweise an; Entscheidungen treffen Sie selbst.
Sie haben gegenüber uns das Recht auf:
Wenden Sie sich dafür einfach an info@billvox.de. Geht es um Rechnungs- oder Belegdaten, die ein Billvox-Kunde verarbeitet, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.
Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Ein formloser Widerspruch an info@billvox.de genügt.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist die Behörde am Sitz des Verantwortlichen: [BITTE ERGÄNZEN: zuständige Landesdatenschutzbehörde mit Anschrift].
Alle Daten zwischen Ihrem Browser und Billvox werden über eine TLS-verschlüsselte Verbindung (HTTPS) übertragen.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen von Billvox oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite.
Stand: Oktober 2026