1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der Plattform Billvox zwischen [BITTE ERGÄNZEN: Firma mit Rechtsform], [BITTE ERGÄNZEN: Anschrift] (nachfolgend „Anbieter“, weitere Angaben im Impressum) und dem Kunden (nachfolgend „Nutzer“).
1.2 Billvox richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern (§ 13 BGB) werden nicht geschlossen. Der Nutzer bestätigt bei der Registrierung, dass er sich als Unternehmer für seine gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit registriert. Der Anbieter kann dafür geeignete Nachweise verlangen, etwa eine Steuernummer, USt-IdNr. oder Gewerbeanmeldung.
1.3 Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Nutzers gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.
2.1 Die Darstellung der Tarife auf der Website ist kein bindendes Angebot. Der Nutzer gibt ein Angebot ab, indem er die Registrierung absendet; dabei bestätigt er seine Unternehmereigenschaft (Ziff. 1.2) und akzeptiert diese AGB. Der Vertrag über die Nutzung des kostenlosen Tarifs kommt mit der Bestätigung der E-Mail-Adresse und der Freischaltung des Kontos zustande.
2.2 Ein Vertrag über einen kostenpflichtigen Tarif kommt zustande, wenn der Nutzer den Bestellvorgang im Bezahldialog des Zahlungsdienstleisters Stripe (Stripe Checkout) abschließt.
2.3 Die Pflichten nach § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 und Satz 2 BGB finden keine Anwendung.
2.4 Vertragssprache ist Deutsch. Die jeweils gültigen AGB können auf dieser Seite jederzeit abgerufen, gespeichert und ausgedruckt werden.
3.1 Billvox ist eine webbasierte Plattform zum Erstellen, Prüfen, Versenden, Empfangen und Archivieren elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) und weiterer Belege (z. B. Gutschriften, Angebote, Lieferscheine). Dazu gehören je nach Tarif unter anderem: Versand per E-Mail und – soweit freigeschaltet – über das Peppol-Netzwerk, eine persönliche E-Mail-Empfangsadresse für eingehende Belege, Exportfunktionen (z. B. DATEV-, CSV- und ZIP-Export), eine Auftragsverwaltung, ein Zugang für Steuerberater sowie API und Webhooks.
3.2 Die automatische Prüfung erfolgt anhand der Norm EN 16931 und der jeweils in Billvox hinterlegten Regelwerke (z. B. XRechnung). Sie zeigt technische und formale Auffälligkeiten an und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
3.3 Billvox stellt die Werkzeuge bereit; über den Inhalt seiner Rechnungen und Belege, insbesondere über Rechnungsangaben, Steuersätze und die steuerliche Behandlung, entscheidet der Nutzer selbst und ist dafür verantwortlich. Ziff. 11 (Haftung) bleibt unberührt.
3.4 Abgeschlossene (finalisierte) Ausgangsrechnungen und empfangene Belege archiviert der Anbieter unveränderbar für die Dauer des Vertrags und nach Maßgabe von Ziff. 10 darüber hinaus.
3.5 Der Anbieter entwickelt Billvox laufend weiter und kann dabei Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, soweit der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang des gebuchten Tarifs dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird.
3.6 Support: Fragen zur Nutzung von Billvox beantwortet der Anbieter per E-Mail an support@billvox.de. Im Tarif Starter (auch während der Testphase) antwortet der Anbieter in der Regel innerhalb von zwei Werktagen, im Tarif Plus bevorzugt und in der Regel innerhalb eines Werktags; für Pro gelten die individuell vereinbarten Bedingungen. Werktage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz des Anbieters. Die genannten Zeiten sind Zielwerte, keine zugesicherten Fristen. Im kostenlosen Tarif besteht kein Anspruch auf individuelle Unterstützung; Anfragen werden nach Möglichkeit beantwortet. Der Support umfasst keine Steuer- oder Rechtsberatung.
4.1 Der Leistungsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif gemäß der Preisseite zum Zeitpunkt der Buchung. Der Empfang von E-Rechnungen ist in allen Tarifen unbegrenzt.
4.2 Auf das Monatskontingent eines Tarifs zählen nur die im Kalendermonat abgeschlossenen (finalisierten) Rechnungen. Entwürfe, Angebote, Lieferscheine und Gutschriften zählen nicht.
4.3 Kostenloser Tarif (Free): Eingehende Belege werden auch im Free-Tarif gespeichert, sind dort aber jeweils 30 Tage lang abrufbar; nach einem Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif sind sie wieder abrufbar. Im Free-Tarif erstellte Belege tragen einen dezenten Hinweis auf Billvox. Der Anbieter kann den Funktionsumfang des kostenlosen Tarifs mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen per E-Mail ändern.
4.4 Testphase: Der Starter-Tarif kann einmalig 14 Tage kostenlos genutzt werden, ohne Angabe von Zahlungsdaten. Nach Ablauf wechselt das Konto automatisch in den Free-Tarif; es entstehen keine Kosten und keine Kündigung ist nötig.
5.1 Es gelten die Preise gemäß der Preisseite zum Zeitpunkt der Buchung. Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
5.2 Kostenpflichtige Tarife werden als Abonnement je nach Wahl monatlich oder jährlich im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe abgerechnet. Der Nutzer erhält Zugang zum Kundenportal von Stripe („Abo verwalten“), um Zahlungsmethoden, Rechnungen und sein Abo zu verwalten.
5.3 Wird ein über einen Empfehlungslink registriertes Konto zu einem kostenpflichtigen Tarif gebucht, erhalten der werbende und der geworbene Nutzer jeweils einen Bonusmonat. Ein Anspruch auf Auszahlung besteht nicht.
Preisänderungen für laufende Abonnements werden nur mit Zustimmung des Nutzers wirksam. Der Anbieter teilt eine beabsichtigte Preisänderung mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail mit. Stimmt der Nutzer nicht zu, läuft das Abonnement zum bisherigen Preis weiter; der Nutzer kann es außerdem zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung kündigen. Das Recht beider Parteien zur ordentlichen Kündigung nach Ziff. 7 bleibt unberührt.
7.1 Der Vertrag über den kostenlosen Tarif läuft auf unbestimmte Zeit. Der Nutzer kann ihn jederzeit beenden, indem er sein Konto löscht oder in Textform kündigt (z. B. per E-Mail an info@billvox.de).
7.2 Kostenpflichtige Abonnements laufen für den gewählten Abrechnungszeitraum (Monat oder Jahr) und verlängern sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn sie nicht gekündigt werden. Der Nutzer kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, und zwar über das Kundenportal („Abo verwalten“) oder in Textform per E-Mail an info@billvox.de. Nach Ende des Abonnements wird das Konto in den Free-Tarif überführt. Löscht der Nutzer sein Konto, endet damit auch ein laufendes Abonnement.
7.3 Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende in Textform kündigen; ein kostenpflichtiges Abonnement frühestens zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums.
7.4 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Nutzer erheblich gegen Ziff. 8 verstößt oder kein Unternehmer im Sinne von Ziff. 1.2 ist.
8.1 Der Nutzer hält seine Zugangsdaten, API-Schlüssel und Zwei-Faktor-Codes geheim und informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet.
8.2 Der Nutzer verwendet Billvox nicht für rechtswidrige Inhalte oder Zwecke und lädt keine Schadsoftware hoch.
8.3 Der Nutzer verarbeitet personenbezogene Daten Dritter (z. B. seiner Kunden, Lieferanten oder Beschäftigten) nur, wenn er dazu berechtigt ist.
8.4 Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Belege (insbesondere § 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB) liegen beim Nutzer. Billvox unterstützt ihn dabei durch das Archiv und die Exportfunktionen. Der Anbieter empfiehlt, Daten regelmäßig zu exportieren.
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, sagt aber keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt und in nutzungsarme Zeiten gelegt.
10.1 Der Nutzer kann seine Daten jederzeit, auch vor einer Kontolöschung, in den Einstellungen unter „Datenexport“ herunterladen. Auf Anfrage per E-Mail an info@billvox.de erhält er außerdem alle Belegdateien als ZIP-Datei.
10.2 Nach Vertragsende archiviert der Anbieter abgeschlossene Belege im Auftrag des Nutzers bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist weiter und löscht sie danach, sofern der Nutzer nicht vorher die Herausgabe und Löschung verlangt. Alle übrigen Daten werden mit Vertragsende gelöscht. Einzelheiten regeln die Datenschutzerklärung und der AVV.
11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.
11.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
11.3 Der Anbieter sichert die bei ihm gespeicherten Daten regelmäßig. Hat der Nutzer bei einem leicht fahrlässig verursachten Datenverlust ihm zumutbare eigene Sicherungen (z. B. regelmäßige Exporte, Ziff. 8.4) unterlassen, ist die Haftung insoweit auf den Aufwand beschränkt, der zur Wiederherstellung bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Nutzer erforderlich gewesen wäre. Die Pflicht des Anbieters zur Archivierung nach Ziff. 3.4 und Ziff. 10 bleibt unberührt.
11.4 Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Die vorstehenden Regelungen gelten auch für die persönliche Haftung der Mitarbeitenden, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); er ist Bestandteil dieses Vertrags. Im Übrigen informiert die Datenschutzerklärung über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus triftigem Grund (z. B. Gesetzesänderung, Rechtsprechung, technische Weiterentwicklung) erforderlich ist und die Hauptleistungspflichten sowie Preise nicht betroffen sind. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht bis zum Inkrafttreten, gelten sie als angenommen; im Fall des Widerspruchs kann jede Partei den Vertrag zum Inkrafttreten kündigen. Auf Frist, Widerspruchsrecht und Folgen weist der Anbieter in der Mitteilung gesondert hin.
14.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
14.2 Ist der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.
14.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
Stand: Oktober 2026